Il y a trente ans, la vie professionnelle d'un enseignant était rythmée par quelques canaux bien définis :
- Un agenda papier.
- Un téléphone fixe dans la salle des maîtres.
- Du courrier papier, traité une fois par jour.
- Des échanges avec les collègues autour d'un café.
- Des réunions, planifiées à l'avance.
- et l'agenda/journal de classe/cahier de texte des élèves
Pas de mail. Pas de smartphone. Pas de messagerie instantanée. Pas de plateforme collaborative. Pas de groupe WhatsApp de parents d'élèves.
Le travail était déjà exigeant. Mais il était délimité : après l'école, il n'y avait de travail que ce que nous avions emporté. Et parfois le téléphone d'un parent... parce qu'en Suisse, les parents ont le numéro de téléphone privé des enseignants de leur enfant !
Aujourd'hui, ce n'est plus le cas.
Et le problème, c'est que personne ne nous a appris à gérer cette nouvelle réalité. On a empilé les outils de communication sans jamais construire le système pour les maîtriser.
Compter ses canaux : le premier exercice utile
Avant de changer quoi que ce soit, faisons un exercice. Prenez une feuille de papier et listez tous les canaux de réception d'informations professionnelles.
Pour beaucoup d'enseignants, la liste ressemble à ceci :
- La boîte mail professionnelle
- La boîte mail personnelle (parfois utilisée par erreur pour le travail)
- Teams ou une autre plateforme collaborative
- Les messages sur l'agenda des élèves
- Les discussions informelles en salle des maîtres
- Les mots d'absence remis par les élèves ou déposés au secrétariat
- Le courrier papier dans son casier
- Les messageries rapides — WhatsApp, Signal, SMS
- Les réseaux sociaux professionnels
- Les séances et réunions dont il faut traiter les suites
Combien en avez-vous compté ? Huit ? Dix ? Douze ?
Ce n'est pas un problème en soi. Le savoir est déjà une partie de la solution.
La bonne nouvelle, c'est que la même routine peut être suivie pour la gestion de toutes ces informations.
Le principe fondateur : l'inbox vide
Toutes les entrées d'informations, comme celles répertoriées plus haut, sont autant de canaux qui forment votre "inbox", c'est-à-dire votre boîte d'entrée. L'objectif est de la vider régulièrement - mais pas toutes les 10 minutes ! - et d'en retirer les informations pour les gérer de manière adéquate.
Une "inbox" vide ne signifie pas que tout est fait. Elle signifie que tout a été vu, trié et orienté vers le bon endroit :
- un rendez-vous dans l'agenda,
- une tâche dans son gestionnaire de tâches
- un document dans son carnet de connaissances,
- et un message qui ne nous concerne pas simplement la corbeille.
Cette routine peut être appliquée à toutes les informations, quelle que soit la forme et le moyen utilisé pour nous la transmettre.
En résumé
J'ai connu la boîte mail avec plusieurs dizaines de mails lu mais qui y ont établi domicile. J'ai aussi connu l'angoisse du matin, lorsque je me rappelle que je n'ai pas effectué une tâche due ce jour, parce que je ne l'avais pas notée. Et deux rendez-vous agendés en même temps aussi.
La surcharge informationnelle n'est pas une fatalité. Elle est le symptôme d'une absence de système ou d'un système peu efficace, souvent par ignorance.
Si vous avez lu les derniers messages, les éléments sont maintenant en place pour une gestion appropriée des informations : un agenda pour structurer ton temps, un gestionnaire de tâches pour ne rien oublier, un système de classement pour retrouver vos documents et vos connaissances. La gestion des informations est le dernier maillon de cette chaîne.
Ensemble, ces cinq éléments forment un système cohérent. Pas parfait dès le premier jour — aucun système ne l'est. Mais progressif, adaptatif, et capable de vous rendre une chose précieuse : la sérénité d'un professionnel qui sait que rien d'important ne lui échappe.
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