Gérer ses mails après les vacances

Rentrer de vacances, trouver des dizaines ou des centaines de mails, avoir envie de tout fermer et de repartir. Vous connaissez cette sensation ?

C’est celle que je connais en ce moment. D’ici quelques minutes, j’ouvrirai ma boîte mail professionnelle, que je n'ai plus ouverte depuis quatre semaines. C’est déjà une victoire en soi. Comment est-ce que je vais faire pour gérer cette montagne d’informations, de demandes, de travail, de réponses, de conseils le plus facilement possible ?

En amont

• Publier un message de réponse automatique indiquant la date de traitement effectif du message.

• Prévoir du temps pour le faire un peu plus tôt, psychologiquement, c’est toujours mieux.

• Planifier ce temps en termes de longueur et d’énergie pour ne pas seulement prendre connaissance des messages — et se laisser assommer par le nombre et la teneur de ceux-ci — mais aussi pouvoir traiter et répondre la plupart d’entre eux.

La gestion

• Lire les messages un à un

• Traiter les messages les plus simples dans un premier temps : prendre note de l’information, de la tâche, du rendez-vous et répondre à l’expéditeur ;

• mettre un drapeau aux messages demandant plus de temps pour apporter une réponse

• Planifier les tâches de ces messages en les regroupant par type (conseil pédagogique, modifications administratives…) afin de traiter toutes les tâches semblables en une fois, cela prend moins de temps et surtout moins de jus de cerveau !

• ne pas oublier les canaux alternatifs (Teams, SharePoint…)

Concrètement

• J’avais 36 mails en attente, ça aurait pu être pire. La plus grande part des messages concernai la banque de données des ressources de la HEP. J’ai donc choisi de leur mettre un drapeau pour les traiter tous ensemble, avec quelques messages du département, quand j’aurai activé mon cerveau pédagogique.

• Deuxième dossier important qui restera en suspens aujourd’hui : les demandes de mise à jour des horaires. Je m’y plongerai à un moment dédié.

• Plusieurs messages demandaient des informations ou d’effectuer une tâche d’ici la rentrée : j’y ai répondu et j’ai planifié les choses à faire.

Finalement, cela m’aura pris 30 minutes, en ayant répondu à tous et en ayant ces deux dossiers à gérer la semaine prochaine.

Aucune urgence en attente. Pas de mauvaise nouvelle ! Je suis bien content d’avoir fait le nécessaire pour ignorer ces messages et ne pas me laisser accaparer par ces informations et ce qu’elles représentent.

Reprendre le cours normal des choses

Pour mettre toutes les chances de mon côté dans ma déconnexion numérique professionnelle, j’avais supprimé les applications, les signets et les boîtes de mes supports (téléphone, iPad, ordinateurs). C’est le moment de remettre en place tous ces éléments.

Reprenant une activité qui a connu une longue pause, c’est aussi l’occasion de repartir d’un bon pied et de prendre quelques bonnes résolutions :

• Ne pas activer les notifications, sauf celles des canaux pouvant présenter des urgences.

• Ne pas activer les pastilles rouges.

• Laisser suffisamment de friction pour les activités que nous ne désirons pas effectuer de manière impulsive. Par exemple, je ne placerai par les applications SharePoint et Outlook sur la page d’accueil de mon téléphone.

• Diminuer la friction pour les éléments importants ou pouvant présenter des urgences : Teams sera placé sur la page d’accueil de mon téléphone et les pastilles rouges seront activées.

Le détail de ces réglages reste propre à chacun selon sa situation et ses responsabilités mais souvenons-nous qu’en classe, ce sont nos élèves qui sont prioritaires, pas les pastilles rouges 😀.

La première “grosse tâche” de la rentrée est effectuée. Je vais continuer mon week-end avant la “vraie reprise” de la rentrée lundi, pour laquelle mon programme est déjà fait.